Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales — EZgears
Versión 2026.1 · Vigente desde el 4 de agosto de 2026
Esta política cubre los 17 puntos de información obligatoria del art. 12 LOPDP. Debe publicarse en URL estable y enlazarse desde todas las pantallas de registro y aceptación.
1. Quiénes somos
EZgears Automotive Inteligence S.A.S. B.I.C. (“EZgears”), con RUC 1793239021001, domicilio legal en Azkunaga y De los Estancos, Distrito Metropolitano de Quito, provincia de Pichincha, Ecuador, teléfono +593 96 904 1009, correo privacidad@ezgears.com.ec.
Contacto en materia de protección de datos personales: privacidad@ezgears.com.ec
Puede dirigirse a esa dirección para cualquier asunto relativo a sus datos personales, incluido el ejercicio de sus derechos. Cuando EZgears designe formalmente un Delegado de Protección de Datos Personales, su identidad y datos de contacto se publicarán en esta misma política y se comunicarán a los titulares (art. 12.9 LOPDP).
2. En qué calidad tratamos sus datos
EZgears actúa en dos calidades distintas según el caso. Esta distinción determina a quién debe usted dirigir sus solicitudes:
| Situación | EZgears es | Diríjase a |
|---|---|---|
| Usted es cliente de un taller afiliado y sus datos están en el sistema porque el taller los cargó | Encargado del tratamiento | El taller, que es el responsable. EZgears le indicará quién es |
| Usted es conductor o empleado de una empresa que contrató el rastreo de flota | Encargado del tratamiento | Su empleador, que es el responsable |
| Usted contrató directamente con EZgears un plan de rastreo para su propio vehículo | Responsable del tratamiento | EZgears |
| Usted es el contacto o representante de una cuenta contratante (facturación, administración) | Responsable del tratamiento | EZgears |
| Usted navega nuestros sitios o usa nuestras apps | Responsable del tratamiento | EZgears |
Cuando actuamos como encargados, tratamos los datos únicamente conforme a las instrucciones documentadas del responsable y no los usamos para fines propios.
3. Qué datos tratamos
3.1 Datos identificativos y de contacto Nombres y apellidos, cédula de identidad o RUC, dirección, teléfono, correo electrónico.
3.2 Datos del vehículo Placa, marca, modelo, año, número de motor y chasis, kilometraje, color, fotografías del estado del vehículo.
3.3 Datos de servicio de taller Historial de órdenes de trabajo, diagnósticos, repuestos y mano de obra aplicados, inspecciones visuales, presupuestos, pagos y comprobantes.
3.4 Datos de geolocalización (servicio de rastreo) Coordenadas GPS, velocidad, rumbo, altitud, marcas de tiempo, estado de encendido, eventos de conducción, entradas y salidas de geocercas, nivel de batería del dispositivo, y —cuando el dispositivo lo reporta— datos del bus CAN del vehículo.
3.5 Datos técnicos de uso Dirección IP, identificador del dispositivo, versión de la aplicación, sistema operativo, registros de acceso, fecha y hora de las sesiones.
3.6 Datos de facturación Los exigidos por el Servicio de Rentas Internas para la emisión de comprobantes electrónicos.
Datos que NO tratamos
EZgears no recolecta ni solicita datos sensibles en el sentido del art. 4 LOPDP: etnia, identidad de género, identidad cultural, religión, ideología, filiación política, pasado judicial, condición migratoria, orientación sexual, salud, datos biométricos ni datos genéticos.
Si usted introduce voluntariamente ese tipo de información en un campo de texto libre, le pedimos que no lo haga. Si detectamos datos sensibles cargados sin base de legitimación, procederemos a su eliminación.
4. Para qué tratamos sus datos y con qué base legal
| Finalidad | Base de legitimación | Artículo |
|---|---|---|
| Prestar el servicio contratado, gestionar su cuenta y darle soporte | Ejecución del contrato | art. 7.5 LOPDP |
| Registrar y dar seguimiento a órdenes de trabajo y presupuestos | Ejecución del contrato / medidas precontractuales | art. 7.5 |
| Transmitir y mostrar la posición del vehículo rastreado | Ejecución del contrato | art. 7.5 |
| Emitir comprobantes electrónicos y cumplir obligaciones tributarias, societarias y laborales | Cumplimiento de obligación legal | art. 7.2 |
| Atender requerimientos de autoridad administrativa o judicial competente | Obligación legal / orden judicial | art. 7.2 y 7.3 |
| Garantizar la seguridad de la plataforma, prevenir fraude y abuso, mantener registros de auditoría | Interés legítimo | art. 7.8 y art. 9 |
| Mejorar el servicio mediante estadísticas y métricas agregadas | Interés legítimo, sobre datos anonimizados | art. 7.8 |
| Enviar comunicaciones comerciales, promociones y novedades | Consentimiento | art. 7.1 |
| Rastrear el vehículo fuera del horario laboral declarado | Consentimiento explícito del conductor | art. 7.1 |
| Compartir datos entre el módulo de taller y el de rastreo | Consentimiento explícito del titular | art. 7.1 y art. 33 |
| Localizar un vehículo en situación de robo o emergencia | Interés vital / interés legítimo | art. 7.6 y 7.8 |
Sobre el interés legítimo: hemos realizado la ponderación exigida por el art. 9 LOPDP y el art. 7.3 del Reglamento, evaluando el interés perseguido, el impacto sobre usted, el equilibrio entre ambos y las garantías adicionales aplicadas. Usted puede oponerse en cualquier momento a los tratamientos basados en interés legítimo invocando su situación particular.
Sobre el consentimiento: es libre y revocable en cualquier momento, sin necesidad de justificación y sin costo, por el mismo canal por el que lo otorgó o escribiendo a privacidad@ezgears.com.ec. La revocación no afecta la licitud del tratamiento anterior.
Negarse a entregar datos: los datos marcados como obligatorios en cada formulario son necesarios para prestar el servicio. Sin ellos no podemos ejecutar el contrato. Los datos opcionales pueden omitirse sin consecuencia alguna. Entregar datos erróneos o inexactos puede impedir la correcta prestación del servicio, la emisión de comprobantes válidos o la localización del vehículo.
5. Por cuánto tiempo conservamos sus datos
| Categoría | Plazo de conservación | Motivo |
|---|---|---|
| Datos de cuenta y contrato | Vigencia del contrato + 5 años | Prescripción de acciones civiles y mercantiles |
| Comprobantes electrónicos y respaldo contable | 7 años | Normativa tributaria y Código Tributario |
| Órdenes de trabajo e historial de servicio | Vigencia + 5 años | Garantía de reparación y defensa de reclamaciones |
| Posiciones GPS e historial de recorridos | 12 meses rodantes | Finalidad operativa del servicio |
| Eventos y alertas de rastreo | 12 meses | Finalidad operativa |
| Registros de acceso y auditoría de seguridad | 24 meses | Seguridad de la información |
| Registro de solicitudes de derechos y su atención | 3 años desde la respuesta | Prueba de cumplimiento |
| Grabaciones de llamadas de soporte, si existen | 6 meses | Calidad del servicio |
Cumplido el plazo, los datos se eliminan de forma segura, se bloquean o se anonimizan (art. 9 y 11 RGLOPDP). Los datos anonimizados pueden conservarse indefinidamente con fines estadísticos, pues ya no permiten identificarle.
Excepción: conservaremos datos más allá del plazo cuando sean necesarios para la formulación, ejercicio o defensa de reclamaciones, o cuando una disposición legal lo imponga (art. 11.2 RGLOPDP).
6. Con quién compartimos sus datos
No vendemos sus datos personales. Los comunicamos únicamente a:
6.1 Encargados del tratamiento (prestan servicios por nuestra cuenta, bajo contrato con las cláusulas exigidas por el art. 41 RGLOPDP):
| Encargado | Servicio | Ubicación |
|---|---|---|
| DigitalOcean, LLC | Infraestructura de servidores y respaldos | Toronto, Canadá |
A la fecha de esta versión, DigitalOcean es nuestro único encargado del tratamiento. No utilizamos pasarelas de pago, proveedores externos de correo transaccional ni servicios de facturación electrónica de terceros. Si incorporamos alguno, actualizaremos esta tabla y publicaremos la nueva versión de esta política antes de que el nuevo encargado acceda a datos personales.
6.2 Responsables destinatarios
- El taller afiliado cuando usted es su cliente.
- La empresa contratante cuando usted conduce un vehículo de su flota.
- Autoridades administrativas y judiciales competentes, cuando medie requerimiento amparado en competencia legal (art. 36.3 LOPDP).
- La Agencia de Regulación y Control de las Telecomunicaciones y la Superintendencia de Protección de Datos Personales, en caso de notificación de vulneración de seguridad (art. 43 LOPDP).
6.3 Transferencias internacionales
El alojamiento de la plataforma se realiza en infraestructura de DigitalOcean, LLC ubicada en Toronto, Canadá (región TOR1). Sus datos, por tanto, se almacenan y procesan fuera del Ecuador.
Esta transferencia se ampara en el art. 60.4 LOPDP —necesaria para la ejecución del contrato entre el titular y el responsable— y se sustenta además en un instrumento contractual vinculante que garantiza estándares de protección iguales o superiores a la normativa ecuatoriana (art. 57 LOPDP). Canadá cuenta con legislación general de protección de datos personales aplicable al sector privado —la Personal Information Protection and Electronic Documents Act (PIPEDA)— y con una decisión de adecuación vigente de la Comisión Europea respecto de las organizaciones sujetas a esa ley, elementos que respaldan la valoración del nivel adecuado de protección en los términos del art. 56 LOPDP.
7. Sus derechos
Usted tiene derecho a:
| Derecho | Qué significa | Plazo de respuesta |
|---|---|---|
| Información | Conocer todo lo que consta en esta política | Inmediato |
| Acceso | Obtener gratuitamente sus datos y la información del art. 12 LOPDP | 15 días |
| Rectificación y actualización | Corregir datos inexactos o incompletos | 15 días |
| Eliminación | Que suprimamos sus datos en los casos del art. 15 LOPDP | 15 días |
| Oposición | Negarse al tratamiento, incluida toda mercadotecnia directa y elaboración de perfiles | 15 días |
| Portabilidad | Recibir sus datos en formato estructurado, común y de lectura mecánica, o que los transmitamos a otro responsable | 15 días |
| Suspensión del tratamiento | Que congelemos el uso mientras se verifica una impugnación | 15 días |
| No ser objeto de decisiones automatizadas | Incluida la elaboración de perfiles con efectos jurídicos | — |
| Consulta | Consultar gratuitamente el Registro Nacional de Protección de Datos Personales | — |
Cómo ejercerlos: escriba a privacidad@ezgears.com.ec, o use la opción Mis datos dentro de la plataforma. Indique sus nombres completos, número de cédula o pasaporte, dirección para notificaciones, el derecho que desea ejercer y la descripción de los datos involucrados; adjunte copia de su documento de identidad o, si actúa por representación, el documento que la acredite (art. 13 RGLOPDP).
Si su solicitud está incompleta, se lo comunicaremos por una sola vez dentro de 5 días término, y usted tendrá 10 días término para completarla.
El ejercicio de estos derechos es gratuito.
Sobre decisiones automatizadas: EZgears no adopta decisiones basadas únicamente en valoraciones automatizadas que produzcan efectos jurídicos sobre usted. Las alertas del sistema —exceso de velocidad, salida de geocerca, mantenimiento vencido— son avisos informativos: cualquier consecuencia posterior es decidida por una persona en el taller o la empresa contratante, no por EZgears.
Si no está conforme: puede presentar reclamo ante la Superintendencia de Protección de Datos Personales (spdp.gob.ec) si no respondemos en plazo o si considera que la respuesta vulnera sus derechos, sin perjuicio de las acciones civiles, penales o constitucionales que estime pertinentes (art. 64 LOPDP).
8. Seguridad
Aplicamos medidas técnicas, organizativas, físicas, administrativas y jurídicas proporcionales al riesgo (arts. 37 a 41 LOPDP), entre ellas:
- Cifrado en tránsito (TLS) y cifrado de credenciales en reposo.
- Segregación estricta por cuenta (multi-tenant) con control de acceso por rol.
- Registros de auditoría de accesos y operaciones sensibles.
- Respaldos periódicos con verificación de restauración.
- Acuerdos de confidencialidad con todo el personal con acceso a datos.
- Principio de mínimo privilegio y revisión periódica de accesos.
- Protección de datos desde el diseño y por defecto (art. 39 LOPDP).
Ninguna medida de seguridad es infalible. Si ocurre una vulneración que suponga un riesgo para sus derechos, se lo notificaremos dentro de 3 días término de conocido el riesgo, y notificaremos a la SPDP y a ARCOTEL dentro de 5 días término (arts. 43 y 46 LOPDP).
9. Menores de edad
Los servicios de EZgears están dirigidos a personas mayores de edad y a personas jurídicas. No recolectamos deliberadamente datos de niñas, niños ni adolescentes.
Si un menor de 15 años figura como titular de un vehículo o como contacto, se requerirá el consentimiento de su representante legal (art. 19 RGLOPDP). Los adolescentes desde los 15 años pueden otorgar su propio consentimiento explícito, y su representante legal no puede revocarlo.
10. Origen de los datos
Obtenemos sus datos:
- Directamente de usted, cuando se registra, contrata o los ingresa en la plataforma.
- Del taller afiliado o de la empresa contratante, cuando ellos lo registran como cliente o conductor. En ese caso, le informaremos dentro de los 30 días siguientes o en la primera comunicación que tengamos con usted, lo que ocurra primero (art. 12 LOPDP).
- Del dispositivo GPS instalado en el vehículo, de forma automática.
11. Cambios a esta política
Podemos actualizar esta política. Cualquier cambio sustancial —nuevas finalidades, nuevos destinatarios, plazos de conservación más largos— será notificado con al menos 15 días de anticipación por correo electrónico y mediante aviso destacado en la plataforma. Si el cambio requiere consentimiento, se lo solicitaremos de forma separada y expresa; no se presumirá su aceptación por el silencio.
Todas las versiones anteriores permanecen archivadas y disponibles a solicitud.
Versión 2026.1 — 4 de agosto de 2026