Contrato de Afiliación — EZgears Tracking

Versión 2026.1

Marcadores a completar: [CENTRO] de mediación (puede quedar sin designar) y los subencargados del Anexo A.6 aún no contratados —cuya fila se elimina en lugar de publicar el marcador—. En el Anexo C, los datos del Cliente y del vehículo los completa la empresa contratante.

Formato: fuente mínima 10 puntos, castellano (arts. 41 y 42 LODC). Los Anexos forman parte integrante y deben mostrarse en el flujo de aceptación.

Este contrato sirve para dos modalidades. Marque la que aplica en el formulario de afiliación: Modalidad Empresa (B2B) — el Cliente rastrea vehículos conducidos por sus empleados o terceros; Modalidad Particular (B2C) — persona natural que rastrea su propio vehículo. Las cláusulas Décima Sexta y el Anexo C aplican solo a la Modalidad Empresa.

COMPARECIENTES

LA PROVEEDORA: EZgears Automotive Inteligence S.A.S. B.I.C., RUC 1793239021001, domicilio en Azkunaga y De los Estancos, Distrito Metropolitano de Quito, provincia de Pichincha, Ecuador, representada legalmente por Carlos Alberto Beltrán Rivera, portador de la cédula de ciudadanía No. 0919888750, teléfono +593 96 904 1009, correo soporte@ezgears.com.ec, en adelante “EZgears”.

EL CLIENTE: la persona natural o jurídica identificada en el formulario de afiliación, parte integrante de este contrato.

PRIMERA — OBJETO Y ALCANCE EXACTO DEL SERVICIO

1.1 EZgears provee al Cliente el servicio EZgears Tracking, consistente en:

1. La recepción, procesamiento y almacenamiento de los datos de posición y estado que transmiten los dispositivos telemáticos instalados en los vehículos declarados por el Cliente;
2. La puesta a disposición de esa información a través de una plataforma web y aplicaciones móviles: posición actual, historial de recorridos, reportes, geocercas y alertas configurables;
3. El soporte técnico asociado.

1.2 — QUÉ ES Y QUÉ NO ES ESTE SERVICIO. Esta cláusula delimita el objeto contratado; no constituye exoneración de responsabilidad.

El Servicio consiste en transmitir y presentar la información reportada por el dispositivo instalado en el vehículo. Su funcionamiento depende necesariamente de tres factores externos que no están bajo control de EZgears:

1. La cobertura de la red celular del operador móvil contratado para la SIM del dispositivo;
2. La disponibilidad de la señal satelital GNSS/GPS, que puede degradarse en túneles, subterráneos, estructuras metálicas, zonas de alta densidad urbana o por condiciones atmosféricas;
3. El estado y la alimentación eléctrica del dispositivo instalado en el vehículo.

En consecuencia, el Servicio no garantiza la transmisión ininterrumpida ni la disponibilidad permanente de la posición del vehículo, y no puede garantizarla ninguna tecnología de rastreo satelital.

El Servicio NO constituye, y el Cliente declara entender que no contrata:

• Un servicio de seguridad privada, vigilancia, custodia, escolta o protección de personas o bienes. Esas actividades están reservadas a compañías autorizadas conforme a la Ley de Vigilancia y Seguridad Privada, y EZgears no las presta ni ofrece.
• Un servicio de recuperación de vehículos. EZgears no despacha unidades de reacción, no interviene físicamente ante un robo ni gestiona su recuperación. Ante un siniestro, corresponde al Cliente denunciar ante la Policía Nacional y su aseguradora; EZgears colaborará entregando la información de posición disponible a requerimiento del Cliente o de autoridad competente.
• Un servicio de emergencia médica o mecánica, ni un centro de monitoreo 24/7 con respuesta humana, salvo que se contrate expresamente como servicio adicional.
• Un sistema de bloqueo o inmovilización vehicular, salvo que se contrate expresamente el módulo correspondiente, en cuyo caso aplican las condiciones específicas del Anexo D.

1.3 EZgears responde plenamente por aquello que sí ofrece: la correcta recepción, procesamiento, conservación, integridad y presentación de los datos efectivamente transmitidos por los dispositivos, y por la disponibilidad de la plataforma en los términos de la cláusula Cuarta.

SEGUNDA — DISPOSITIVOS Y SIM

2.1 — Propiedad del dispositivo. Marque en el formulario de afiliación la modalidad aplicable:

• Comodato: el dispositivo es propiedad de EZgears y se entrega en préstamo de uso durante la vigencia del contrato. El Cliente debe restituirlo dentro de los quince (15) días siguientes a la terminación, en el estado en que lo recibió, salvo el deterioro natural por uso normal. La no restitución faculta a EZgears a cobrar el valor de reposición declarado en el formulario.
• Venta: el dispositivo se transfiere en propiedad al Cliente contra pago de su precio, con la garantía del fabricante y, como mínimo, la garantía legal aplicable.

2.2 — Instalación. La instalación la realiza personal designado por EZgears o un taller autorizado. El Cliente debe facilitar el acceso al vehículo. Toda manipulación, desconexión, reubicación o reparación del dispositivo por parte de terceros no autorizados suspende la garantía sobre el equipo y puede impedir la prestación del servicio.

2.3 — Homologación. Los dispositivos cuentan con la homologación exigida por la Agencia de Regulación y Control de las Telecomunicaciones (ARCOTEL).

2.4 — SIM y datos móviles. Si EZgears provee la SIM, su uso está restringido exclusivamente a la transmisión telemática del dispositivo. El Cliente no podrá destinarla a otro uso.

2.5 — Corte de energía. El dispositivo depende de la alimentación eléctrica del vehículo. Si el Cliente desconecta la batería, deja el vehículo inmovilizado por períodos prolongados o el dispositivo es retirado, el Servicio dejará de reportar. EZgears notificará al Cliente la pérdida de señal conforme a la configuración de alertas, pero no está obligada a desplazarse a verificar el estado físico del dispositivo salvo que se contrate el servicio de mantenimiento en sitio.

TERCERA — PRECIO Y PAGO

3.1 El plan, número de unidades, precio por unidad y periodicidad constan en el formulario de afiliación. Los valores no incluyen IVA.

3.2 El pago es por período adelantado.

3.3 — Reajuste. EZgears podrá modificar los precios para períodos futuros notificando con al menos treinta (30) días de anticipación al vencimiento del período en curso. El nuevo precio no se aplica al período ya pagado. Si el Cliente no lo acepta, podrá terminar el contrato al vencimiento del período en curso, sin penalidad ni recargo.

3.4 — Mora. El retraso superior a quince (15) días faculta a EZgears a suspender el acceso a la plataforma, previo aviso escrito con cinco (5) días de anticipación. Durante la suspensión, el dispositivo puede continuar transmitiendo y los datos se conservan. Transcurridos sesenta (60) días sin regularización, EZgears podrá terminar el contrato y retirar el dispositivo entregado en comodato.

CUARTA — NIVEL DE SERVICIO

4.1 EZgears mantendrá la plataforma con un objetivo de disponibilidad mensual del 99 %, medido sobre el tiempo total del mes, excluyendo ventanas de mantenimiento programado notificadas con 48 horas de anticipación.

4.2 El objetivo de disponibilidad se refiere a la plataforma de EZgears, no a la cobertura celular ni a la señal satelital, que dependen de terceros conforme a la cláusula 1.2.

4.3 Si la disponibilidad mensual efectiva fuera inferior al 99 % por causas imputables a EZgears, el Cliente tendrá derecho a un descuento del 10 % del valor mensual por cada punto porcentual de incumplimiento, hasta el 50 % del valor mensual, aplicable en la siguiente facturación, sin perjuicio de las acciones que le correspondan por ley.

4.4 — Soporte. Por los canales publicados, de lunes a viernes de 08h00 a 18h00, hora continental del Ecuador (UTC-5), con exclusión de los feriados nacionales. Primera respuesta objetivo: 8 horas hábiles para incidencias críticas, 24 horas hábiles para el resto.

Para efectos de este contrato, “hora hábil” es la comprendida dentro del horario señalado. El cómputo se suspende fuera de él y se reanuda al inicio de la siguiente jornada: una incidencia reportada un viernes a las 17h00 tiene su primera respuesta objetivo el lunes siguiente a las 15h00.

4.5 — El servicio no se interrumpe fuera del horario de soporte. El registro de posiciones, las alertas configuradas y el acceso del Cliente a la plataforma operan de forma continua, 24 horas al día, todos los días del año. Lo que se limita a la jornada de la cláusula 4.4 es la atención humana.

4.6 El horario de la cláusula 4.4 es de atención a solicitudes de soporte. No debe entenderse como un turno de vigilancia: conforme a la cláusula 1.2, EZgears no opera un centro de monitoreo con respuesta humana en ningún horario, y las alertas configuradas por el Cliente llegan a los destinatarios que el propio Cliente designe.

QUINTA — OBLIGACIONES DEL CLIENTE

5.1 Pagar oportunamente.

5.2 Custodiar sus credenciales y las de sus usuarios, y notificar de inmediato cualquier acceso no autorizado. El Cliente es responsable de las operaciones realizadas con sus credenciales.

5.3 Declarar información veraz sobre los vehículos, su titularidad y su uso.

5.4 Contar con derecho suficiente sobre el vehículo para instalar el dispositivo: ser propietario, arrendatario o contar con autorización escrita del propietario.

5.5 Usar el Servicio conforme a la ley. Queda expresamente prohibido usar el Servicio para:

• Rastrear vehículos o personas sin derecho legítimo sobre el vehículo ni conocimiento del titular de los datos;
• Vigilar a una pareja, expareja, familiar o cualquier persona sin su consentimiento, conducta que puede constituir infracción penal;
• Acosar, hostigar, intimidar o ejercer violencia sobre cualquier persona;
• Cualquier finalidad ilícita.

El incumplimiento de esta cláusula faculta a EZgears a suspender el Servicio de forma inmediata y a poner los hechos en conocimiento de la autoridad competente, sin perjuicio de la terminación del contrato.

5.6 En la Modalidad Empresa, cumplir íntegramente las obligaciones de la cláusula Décima Sexta y del Anexo C.

SEXTA — CONFIGURACIÓN DE PRIVACIDAD POR DEFECTO

En cumplimiento del art. 39 LOPDP y del art. 60 de su Reglamento (protección de datos desde el diseño y por defecto), la plataforma se entrega con la siguiente configuración inicial, que el Cliente puede modificar bajo su responsabilidad:

SÉPTIMA — DATOS Y PROPIEDAD

7.1 La información generada por el rastreo de los vehículos del Cliente le pertenece. EZgears no adquiere derechos de propiedad sobre ella.

7.2 La plataforma, su software, marcas, diseño y documentación son de titularidad exclusiva de EZgears. Este contrato concede únicamente un derecho de uso.

7.3 — Uso analítico. EZgears podrá elaborar estadísticas y métricas exclusivamente sobre datos anonimizados de forma irreversible, que no permitan identificar al Cliente, a sus vehículos ni a sus conductores. EZgears no comercializará datos de posición, recorridos ni patrones de movilidad, ni siquiera agregados, sin autorización escrita y específica del Cliente.

7.4 — Exportación. El Cliente podrá exportar sus datos en formato estructurado y de lectura mecánica en cualquier momento durante la vigencia y hasta treinta (30) días después de la terminación.

OCTAVA — CONSERVACIÓN Y ELIMINACIÓN

Los datos de posición e historial se conservan doce (12) meses de forma rodante, salvo que el Cliente configure un plazo menor o que exista requerimiento de autoridad competente o necesidad de defensa de reclamaciones. Vencido el plazo, se eliminan de forma segura o se anonimizan.

Terminado el contrato, se aplica el Anexo A respecto de devolución y eliminación.

NOVENA — CONFIDENCIALIDAD

Cada Parte mantendrá confidencialidad sobre la información de la otra, con vigencia de cinco (5) años tras la terminación e indefinida respecto de datos personales.

DÉCIMA — RESPONSABILIDAD

10.1 Cada Parte responde por el incumplimiento de sus obligaciones conforme a la ley ecuatoriana.

10.2 EZgears responde por: la disponibilidad de la plataforma en los términos de la cláusula Cuarta; la integridad, conservación y exactitud de los datos efectivamente recibidos de los dispositivos; y la seguridad y confidencialidad de la información.

10.3 EZgears no responde por hechos no imputables a ella: interrupciones de la red celular o de la señal satelital; caso fortuito o fuerza mayor; manipulación o daño del dispositivo por el Cliente o terceros; desconexión de la alimentación del vehículo; ni por el uso que el Cliente haga del Servicio en contravención de este contrato o de la ley.

10.4 Salvo dolo o culpa grave, la responsabilidad patrimonial de EZgears frente al Cliente por todo concepto se limita al monto efectivamente pagado por éste en los doce (12) meses anteriores al hecho generador.

10.5 El límite de la cláusula 10.4 no aplica a: (i) dolo o culpa grave de EZgears; (ii) incumplimiento de las obligaciones de protección de datos del Anexo A; (iii) daños a la persona; ni (iv) cualquier supuesto en que la ley prohíba limitar la responsabilidad. Cuando el Cliente tenga la calidad de consumidor, esta cláusula no limita en modo alguno los derechos que le reconoce la Ley Orgánica de Defensa del Consumidor, cuyo art. 43 declara nulas las estipulaciones que eximan, atenúen o limiten la responsabilidad del proveedor por vicios del servicio.

10.6 — Indemnidad del Cliente. El Cliente mantendrá indemne a EZgears frente a reclamos de conductores, empleados o terceros derivados de: la instalación de dispositivos sin derecho suficiente sobre el vehículo; el uso del Servicio para finalidades prohibidas por la cláusula 5.5; y la omisión de informar a los conductores conforme a la cláusula Décima Sexta.

DÉCIMA PRIMERA — VIGENCIA Y TERMINACIÓN

11.1 El contrato entra en vigor desde su aceptación y se renueva automáticamente por períodos iguales al de facturación, salvo notificación en contrario.

11.2 — Terminación por el Cliente. El Cliente podrá terminar el contrato en cualquier momento, sin expresión de causa, notificándolo con al menos quince (15) días de anticipación a la finalización del período en curso, sin multa, sanción ni recargo de ninguna naturaleza (art. 44 LODC). Subsisten: el pago de servicios efectivamente prestados hasta la terminación, los valores adeudados por dispositivos adquiridos, y la restitución de los dispositivos entregados en comodato.

11.3 — Terminación por EZgears. Por incumplimiento del Cliente, previo requerimiento escrito con quince (15) días para subsanar. En los casos de la cláusula 5.5 (usos prohibidos), la suspensión puede ser inmediata, notificando simultáneamente los motivos y otorgando oportunidad de descargo.

11.4 — Derecho de devolución del consumidor. Cuando el Cliente sea consumidor y la contratación se haya realizado por teléfono, catálogo, internet o a domicilio, podrá ejercer el derecho de devolución dentro de los tres (3) días posteriores a la recepción del bien o servicio, conforme al art. 45 LODC, mediante la cesación inmediata del contrato.

DÉCIMA SEGUNDA — MODIFICACIONES

EZgears podrá modificar este contrato notificando con treinta (30) días de anticipación. Si el Cliente no acepta, podrá terminar sin penalidad antes de la entrada en vigor. No habrá modificaciones con efecto retroactivo.

DÉCIMA TERCERA — CESIÓN

El Cliente no podrá ceder este contrato sin autorización escrita. EZgears podrá cederlo a una compañía de su grupo o por fusión o adquisición, notificando con treinta (30) días de anticipación.

DÉCIMA CUARTA — NOTIFICACIONES

A los correos declarados por las Partes; se tendrán por recibidas al día hábil siguiente del envío. Las Partes reconocen la validez del contrato celebrado por medios electrónicos (art. 45 LCE).

DÉCIMA QUINTA — LEY APLICABLE Y CONTROVERSIAS

15.1 Legislación de la República del Ecuador.

15.2 Negociación directa de buena fe por treinta (30) días.

15.3 Mediación en el Centro de Mediación de [CENTRO], solo si ambas Partes lo consienten expresamente al surgir el conflicto. No es obligatoria ni condiciona el acceso a la justicia.

15.4 A falta de acuerdo, jueces de lo civil de Quito. Cuando el Cliente sea consumidor conforme a la LODC, será competente el juez de su propio domicilio (art. 47 LCE).

DÉCIMA SEXTA — MODALIDAD EMPRESA: GEOLOCALIZACIÓN DE CONDUCTORES

Aplica exclusivamente cuando el Cliente rastrea vehículos conducidos por sus trabajadores o por terceros bajo su dirección.

16.1 El Cliente reconoce que el titular de los datos de geolocalización es el conductor, no el Cliente, aunque el vehículo sea de propiedad de éste. En consecuencia, el conductor es titular de todos los derechos de la LOPDP frente al Cliente.

16.2 — Obligación de informar previamente. Antes de activar el rastreo de un vehículo, el Cliente se obliga a informar por escrito a cada conductor, y a obtener constancia de esa información, sobre: la existencia del sistema, su finalidad, los datos que se recogen, el horario en que opera, el plazo de conservación, los destinatarios, la identidad del responsable y la forma de ejercer sus derechos (art. 12 LOPDP). El modelo del Anexo C cumple este requisito.

16.3 — Proporcionalidad. El Cliente se obliga a limitar el rastreo a la jornada laboral y a los vehículos de la empresa. El rastreo fuera de jornada requiere consentimiento explícito y revocable del conductor, y solo puede justificarse por causas objetivas y documentadas —resguardo del vehículo fuera de horario, transporte de valores, operación nocturna— informadas previamente. El rastreo permanente e indiscriminado de un trabajador vulnera el principio de proporcionalidad del art. 10 lit. f LOPDP.

16.4 — Prohibición de uso encubierto. El Cliente no podrá instalar dispositivos de rastreo de forma oculta respecto de sus conductores, ni usar la información como único fundamento de una sanción disciplinaria sin que el trabajador haya podido conocerla y contradecirla (art. 20 LOPDP).

16.5 — Test de interés legítimo. Si el Cliente sustenta el tratamiento en interés legítimo, deberá documentar la ponderación exigida por el art. 9 LOPDP y el art. 7.3 de su Reglamento: interés perseguido, impacto sobre el conductor, equilibrio y garantías adicionales. EZgears pone a disposición un modelo, sin que ello traslade a EZgears responsabilidad alguna por su contenido.

16.6 — Declaración del Cliente. El Cliente declara y garantiza que ha cumplido, y mantendrá cumplidas durante toda la vigencia, las obligaciones de esta cláusula respecto de cada conductor, y mantendrá indemne a EZgears frente a cualquier reclamo, sanción o procedimiento derivado de su incumplimiento.

DÉCIMA SÉPTIMA — MODALIDAD MARCA BLANCA / DISTRIBUIDOR

Aplica solo si así se pacta expresamente en el formulario.

17.1 Cuando el Cliente comercialice el Servicio bajo su propia marca a clientes finales, el Cliente actúa frente a esos clientes finales como responsable del tratamiento y frente a EZgears mantiene la calidad de Cliente, siendo EZgears encargado o subencargado según corresponda.

17.2 El Cliente se obliga a: (a) trasladar a sus clientes finales obligaciones de protección de datos no menos estrictas que las de este contrato y su Anexo A; (b) informar a EZgears la existencia de clientes finales domiciliados fuera del Ecuador, para evaluar la normativa aplicable y las garantías de transferencia internacional; y (c) mantener indemne a EZgears frente a reclamos de sus clientes finales derivados de actos u omisiones imputables al Cliente.

17.3 El uso de marcas propias del Cliente en la interfaz no altera la titularidad de la propiedad intelectual de EZgears sobre la plataforma.

DÉCIMA OCTAVA — INTEGRIDAD

Si alguna estipulación fuere declarada nula, las demás mantendrán vigencia. Ninguna estipulación podrá interpretarse como exención, atenuación o limitación de la responsabilidad de EZgears por vicios del servicio, ni como renuncia o limitación de derechos reconocidos por la Ley Orgánica de Defensa del Consumidor. Los derechos del titular de datos personales son irrenunciables (art. 24 LOPDP).

ANEXO A — Acuerdo de Encargo del Tratamiento (Modalidad Empresa)

Aplica cuando el Cliente es responsable del tratamiento. En Modalidad Particular, EZgears es responsable y rige la Política de Privacidad.

A.1 — Calidad de las Partes

• El Cliente es RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO de los datos personales de sus conductores, empleados y contactos.
• EZgears es ENCARGADO DEL TRATAMIENTO respecto de esos datos.
• EZgears es RESPONSABLE respecto de los datos de la cuenta, facturación, registros de acceso y telemetría de uso de la plataforma.

A.2 — Objeto, duración y naturaleza

Objeto: recepción, procesamiento, almacenamiento, conservación, consulta, respaldo y eliminación de datos de geolocalización y de los datos identificativos de conductores y usuarios. Duración: la del contrato principal más treinta (30) días de exportación. Naturaleza: tratamiento automatizado y continuo.

A.3 — Finalidades autorizadas

1. Prestar el servicio de rastreo contratado.
2. Generar reportes, alertas y geocercas configurados por el Cliente.
3. Respaldos y continuidad del servicio.
4. Soporte técnico a solicitud del Cliente.
5. Seguridad de la plataforma y prevención de accesos no autorizados.
6. Cumplimiento de obligaciones legales y atención de requerimientos de autoridad competente.

Cualquier otra finalidad requiere instrucción escrita previa del Cliente.

A.4 — Categorías

Titulares: conductores, empleados y usuarios designados por el Cliente. Datos: identificativos y de contacto; asignación conductor-vehículo; datos de geolocalización (coordenadas, velocidad, rumbo, altitud, marcas de tiempo, encendido, eventos de conducción, geocercas); datos técnicos del dispositivo; datos de acceso a la plataforma. Categorías especiales: ninguna. El Cliente se obliga a no cargar datos sensibles.

A.5 — Obligaciones de EZgears como encargado

Las mismas del Anexo A del Contrato de Afiliación Taller, que se entienden reproducidas aquí, y en particular:

1. Tratar los datos únicamente conforme a instrucciones documentadas del Cliente.
2. Informar sin demora si considera que una instrucción infringe la normativa (art. 43 RGLOPDP).
3. Medidas de seguridad apropiadas al riesgo, equiparables a las exigibles al responsable.
4. Acuerdos de confidencialidad con todo el personal con acceso.
5. Notificar toda vulneración de seguridad al Cliente dentro del término de dos (2) días, con el contenido del art. 26 RGLOPDP.
6. Notificar dentro de dos (2) días cualquier solicitud de derechos recibida directamente de un conductor, sin responderla por cuenta propia, y asistir al Cliente para responder en quince (15) días.
7. Asistir en evaluaciones de impacto y análisis de riesgos.
8. Permitir auditorías con preaviso de quince (15) días, hasta una vez al año, sin perjuicio de auditorías tras una vulneración.
9. No transferir datos a terceros salvo subencargados autorizados u obligación legal.

A.6 — Subencargados autorizados

A la fecha de suscripción, DigitalOcean es el único subencargado de EZgears. EZgears no utiliza pasarela de pago ni proveedor externo de correo transaccional o de notificaciones push.

Conectividad celular del dispositivo. El operador móvil que provee la SIM se identifica en el formulario de afiliación, parte integrante de este contrato. Cuando EZgears contrata esa SIM, el operador tiene la calidad de subencargado y queda comprendido en este Anexo. Cuando la contrata el Cliente, el operador es un tercero de su propia cadena y EZgears no responde por su actuación, aunque sí por la seguridad de los datos desde que ingresan a su plataforma.

Notificación de altas o sustituciones con treinta (30) días de anticipación; el Cliente puede oponerse por motivos razonables de protección de datos y, de mantenerse la discrepancia, terminar sin penalidad. EZgears permanece plenamente responsable por sus subencargados.

A.7 — Transferencias internacionales

Alojamiento en infraestructura ubicada en Toronto, Canadá, amparado en el art. 60.4 LOPDP (ejecución del contrato) y en instrumento contractual vinculante con estándares iguales o superiores a la normativa ecuatoriana (art. 57 LOPDP), registrado en el Registro Nacional de Protección de Datos Personales. Canadá cuenta con legislación general de protección de datos personales aplicable al sector privado (PIPEDA) y con decisión de adecuación vigente de la Comisión Europea respecto de las organizaciones sujetas a esa ley.

Los datos de geolocalización —que en este servicio constituyen el núcleo del tratamiento— se alojan en esa misma región. EZgears comunicará al Cliente, con treinta (30) días de anticipación, cualquier cambio en la región de alojamiento.

A.8 — Derechos de los titulares

El Cliente es el directo obligado a garantizarlos (art. 42 RGLOPDP). EZgears habilita las funcionalidades para acceder, rectificar, eliminar, suspender el tratamiento y exportar los datos de un conductor.

A.9 — Devolución y eliminación

Al terminar el encargo, a elección del Cliente comunicada por escrito: devolución en formato estructurado, o eliminación segura de todas las copias, incluidas las de respaldo, en el plazo máximo de treinta (30) días adicionales por rotación de respaldos. A falta de instrucción en treinta (30) días, se procede a la eliminación segura. Excepcionalmente se conservará lo exigido por obligación legal, en base separada y bloqueada (art. 46 RGLOPDP).

A.10 — Responsabilidad y derecho de repetición

El Cliente responde ante los titulares. Cuando el incumplimiento sea imputable a EZgears, ésta asumirá los daños y mantendrá indemne al Cliente, quien tendrá derecho de repetición. Recíprocamente, el Cliente mantendrá indemne a EZgears cuando el incumplimiento le sea imputable, en particular por la omisión de informar a los conductores. Ninguna estipulación exime a las Partes de sus obligaciones legales en materia de protección de datos.

ANEXO B — Instrucciones documentadas de tratamiento

ANEXO C — Modelo de aviso al conductor

Documento que el Cliente (empleador) debe entregar y hacer suscribir a cada conductor ANTES de activar el rastreo. Cumple el art. 12 LOPDP. Entregar copia al conductor.

AVISO SOBRE EL SISTEMA DE GEOLOCALIZACIÓN VEHICULAR

Empresa responsable: [RAZÓN SOCIAL DEL CLIENTE], RUC [RUC DEL CLIENTE], domicilio [DIRECCIÓN DEL CLIENTE], correo de contacto para protección de datos: [CORREO DEL CLIENTE].

Qué le informamos. La empresa ha instalado un dispositivo de geolocalización en el vehículo placa [PLACA], que usted conduce en el ejercicio de sus funciones.

Qué datos se recogen. Posición geográfica del vehículo, velocidad, rumbo, marcas de fecha y hora, estado de encendido, eventos de conducción y entradas o salidas de zonas geográficas definidas (geocercas). No se recoge audio, video ni imagen del interior del vehículo.

Para qué. Seguridad del vehículo y de quien lo conduce; planificación y control de rutas; verificación del cumplimiento de la jornada y de las asignaciones de trabajo; control de consumos y mantenimiento; y respuesta ante robo o emergencia.

Base legal. [Marcar la que aplica] ☐ Interés legítimo de la empresa en la protección de sus bienes y en la organización de su actividad, previa ponderación documentada (arts. 7.8 y 9 LOPDP). ☐ Cumplimiento de obligaciones en el ámbito de la relación laboral (art. 7.5 LOPDP).

Cuándo opera. El sistema registra la posición únicamente durante el horario laboral declarado: de [HORA INICIO] a [HORA FIN], de [DÍAS]. Fuera de ese horario el registro está desactivado, salvo que usted otorgue su consentimiento explícito por separado, el cual podrá revocar en cualquier momento sin consecuencia alguna.

Cuánto tiempo se conserva. Doce (12) meses, tras los cuales se elimina o anonimiza.

Quién accede. Personal autorizado de la empresa con rol asignado. El proveedor tecnológico EZgears actúa como encargado del tratamiento y accede únicamente para soporte y seguridad, bajo acuerdo de confidencialidad.

Transferencias. Los datos se alojan en infraestructura ubicada en Toronto, Canadá, con garantías contractuales conforme al art. 57 LOPDP.

Sus derechos. Usted puede solicitar en cualquier momento acceso, rectificación, actualización, eliminación, oposición, portabilidad y suspensión del tratamiento de sus datos, escribiendo a [CORREO DEL CLIENTE]. La empresa responderá dentro de quince (15) días. También puede presentar reclamo ante la Superintendencia de Protección de Datos Personales (spdp.gob.ec).

Decisiones automatizadas. Las alertas del sistema son informativas. Ninguna medida disciplinaria se adoptará con base únicamente en la información del sistema: usted será oído previamente y podrá contradecirla.

Consecuencias de negarse. El rastreo del vehículo de la empresa durante la jornada laboral no depende de su consentimiento sino de la base legal indicada. Sí depende de su consentimiento el rastreo fuera de jornada, y negarlo no acarrea consecuencia alguna.

Conductor: ____________________ Cédula: ____________ Fecha: ____________ Firma: ____________________

☐ Adicionalmente, consiento el registro de posición fuera del horario laboral declarado, por la siguiente causa: ______________________. Entiendo que puedo revocar este consentimiento en cualquier momento.

ANEXO D — Módulo de bloqueo o inmovilización remota

Aplica solo si se contrata expresamente.

D.1 El módulo permite enviar una orden remota de corte de un circuito eléctrico del vehículo (típicamente bomba de combustible o arranque).

D.2 — Condiciones de uso obligatorias. El Cliente se obliga a no activar el bloqueo con el vehículo en movimiento. La orden solo debe emitirse con el vehículo detenido y en lugar seguro. El sistema incorpora una restricción técnica que difiere la ejecución hasta detectar velocidad cero, pero esa restricción no sustituye la diligencia del Cliente.

D.3 El Cliente es el único que decide activar el bloqueo y asume la responsabilidad por las consecuencias de esa decisión, incluidos los daños a terceros, manteniendo indemne a EZgears.

D.4 EZgears responde por la correcta transmisión de la orden dentro de las limitaciones de cobertura descritas en la cláusula 1.2, no por el resultado material del bloqueo ni por el estado de la instalación eléctrica del vehículo.

D.5 La instalación del módulo de corte debe realizarla personal técnico calificado. Su manipulación por terceros no autorizados suspende la garantía.

ACEPTACIÓN

El Cliente declara haber leído íntegramente este contrato y sus Anexos, que le fueron puestos a disposición de forma previa y completa, comprenderlos y aceptarlos. Declara en particular haber leído y comprendido la cláusula 1.2 sobre el alcance exacto del Servicio.

Aceptado electrónicamente el [FECHA] a las [HORA], desde la dirección IP [IP]. Registro: documento contrato_afiliacion_tracking versión 2026.1, hash [HASH].

Una copia será remitida al correo declarado por el Cliente.