Contrato de Afiliación — EZgears Taller

Versión 2026.1

Marcadores a completar: [CENTRO] de mediación (puede quedar sin designar) y los subencargados del Anexo A.6 aún no contratados —cuya fila se elimina en lugar de publicar el marcador—.

Formato de impresión y despliegue: fuente mínima 10 puntos, castellano, sin texto en tamaño menor (arts. 41 y 42 LODC). Los Anexos A y B forman parte integrante y deben mostrarse en el mismo flujo de aceptación, no por remisión a un documento externo.

COMPARECIENTES

LA PROVEEDORA: EZgears Automotive Inteligence S.A.S. B.I.C., con RUC 1793239021001, domicilio en Azkunaga y De los Estancos, Distrito Metropolitano de Quito, provincia de Pichincha, Ecuador, legalmente representada por Carlos Alberto Beltrán Rivera, portador de la cédula de ciudadanía No. 0919888750, teléfono +593 96 904 1009, correo soporte@ezgears.com.ec, en adelante “EZgears”.

EL AFILIADO: la persona natural o jurídica cuyos datos constan en el formulario de afiliación que forma parte integrante de este contrato, en adelante “el Taller”.

Ambas partes, en adelante conjuntamente “las Partes”, convienen en celebrar el presente contrato de afiliación al servicio EZgears Taller, al tenor de las siguientes cláusulas.

PRIMERA — OBJETO

EZgears otorga al Taller una licencia de uso, no exclusiva, intransferible y revocable, sobre la plataforma informática EZgears Taller, en modalidad de software como servicio (SaaS), para la gestión de su operación: registro de clientes y vehículos, elaboración y seguimiento de órdenes de trabajo, inspección visual, control de repuestos e inventario, presupuestos y proformas, emisión de comprobantes electrónicos, reportes y control tributario.

Qué es y qué no es este servicio. EZgears provee la herramienta informática. No presta servicios de mecánica automotriz, diagnóstico, peritaje ni asesoría técnica vehicular, no interviene en la relación entre el Taller y sus clientes, no fija precios ni tarifas del Taller, y no verifica la exactitud del contenido que el Taller registra en la plataforma. La calidad, oportunidad y legalidad de los servicios mecánicos prestados a los clientes finales corresponden exclusivamente al Taller.

Sobre la facturación electrónica. La plataforma genera los comprobantes con la información y la firma electrónica que el Taller provee y bajo la configuración tributaria que el Taller declara (régimen general, RIMPE emprendedor, RIMPE popular, condición de artesano). La responsabilidad tributaria frente al Servicio de Rentas Internas es exclusivamente del Taller, incluida la veracidad de los datos declarados, la validez y vigencia de su firma electrónica, la presentación de declaraciones y anexos, y la conservación de los comprobantes. EZgears no actúa como agente de retención, contador ni representante fiscal del Taller.

SEGUNDA — PLAN, PRECIO Y FORMA DE PAGO

2.1 El plan contratado, su alcance, límites de uso y precio constan en el formulario de afiliación y/o en la orden de suscripción, que forman parte integrante de este contrato.

2.2 Los valores no incluyen IVA ni otros tributos, que se añadirán conforme a la legislación vigente.

2.3 El pago es por período adelantado, en la periodicidad pactada.

2.4 — Reajuste de precios. EZgears podrá modificar los precios para períodos futuros, notificando al Taller con al menos treinta (30) días de anticipación al vencimiento del período en curso. El nuevo precio no se aplicará al período ya pagado. Si el Taller no acepta el nuevo precio, podrá terminar el contrato al vencimiento del período en curso sin penalidad ni recargo, notificándolo antes de esa fecha. El silencio del Taller, transcurrido el plazo y habiendo continuado el uso del servicio en el nuevo período, se entenderá como aceptación.

2.5 — Mora. El retraso superior a quince (15) días en el pago faculta a EZgears a suspender el acceso, previo aviso escrito con cinco (5) días de anticipación. Durante la suspensión los datos del Taller se conservan íntegros. Transcurridos sesenta (60) días de suspensión sin regularización, EZgears podrá dar por terminado el contrato conforme a la cláusula Novena.

TERCERA — OBLIGACIONES DE EZGEARS

3.1 Mantener la plataforma disponible con un objetivo de disponibilidad mensual del 99 %, excluyendo ventanas de mantenimiento programado, que se notificarán con al menos 48 horas de anticipación y se ejecutarán preferentemente en horario nocturno o fin de semana.

3.2 — Soporte. Prestar soporte técnico por los canales publicados, de lunes a viernes de 08h00 a 18h00, hora continental del Ecuador (UTC-5), con exclusión de los días declarados feriados nacionales. Tiempos objetivo de primera respuesta: 8 horas hábiles para incidencias críticas y 24 horas hábiles para el resto.

Para efectos de este contrato, “hora hábil” es la comprendida dentro del horario señalado. El cómputo se suspende fuera de él y se reanuda al inicio de la siguiente jornada: una incidencia reportada un viernes a las 17h00 tiene su primera respuesta objetivo el lunes siguiente a las 15h00. Esta regla se explicita para que el plazo no admita dos lecturas.

La disponibilidad de la plataforma pactada en la cláusula 3.1 es continua y no depende de este horario; lo que se limita a la jornada indicada es la atención humana de soporte.

3.3 Realizar respaldos periódicos de la información del Taller y verificar su restauración.

3.4 Tratar los datos personales cargados por el Taller únicamente conforme a las instrucciones documentadas de éste, en los términos del Anexo A.

3.5 Entregar al Taller, a su solicitud y en cualquier momento durante la vigencia y hasta treinta (30) días después de la terminación, una exportación completa de sus datos en formato estructurado y de lectura mecánica (CSV o JSON).

3.6 Notificar al Taller cualquier vulneración de la seguridad de los datos personales dentro del término de dos (2) días de conocida, conforme al art. 43 LOPDP.

3.7 Mantener acuerdos de confidencialidad con todo su personal con acceso a los datos del Taller.

CUARTA — OBLIGACIONES DEL TALLER

4.1 Pagar oportunamente los valores pactados.

4.2 Custodiar sus credenciales de acceso y las de sus usuarios. El Taller es responsable de todas las operaciones realizadas con sus credenciales. Debe notificar a EZgears de inmediato cualquier acceso no autorizado.

4.3 Crear usuarios individuales y nominativos para cada persona que acceda al sistema, con el rol que corresponda a sus funciones, y desactivarlos al término de la relación laboral. Está prohibido compartir credenciales entre personas.

4.4 Cargar únicamente datos respecto de los cuales cuente con una base de legitimación válida, y haber informado previamente a sus clientes y empleados en los términos del art. 12 LOPDP.

4.5 Usar la plataforma conforme a la ley, sin vulnerar derechos de terceros, y sin intentar acceder a datos de otras cuentas, realizar ingeniería inversa, extraer masivamente información mediante medios automatizados, ni sobrecargar deliberadamente la infraestructura.

4.6 Mantener actualizada y veraz su información tributaria, su firma electrónica y sus datos de contacto.

4.7 No cargar en campos de texto libre, fotografías ni observaciones, datos sensibles conforme al art. 4 LOPDP, salvo que cuente con base de legitimación específica y lo comunique previamente por escrito a EZgears.

QUINTA — PROPIEDAD DE LOS DATOS Y DE LA PLATAFORMA

5.1 Los datos son del Taller. Toda la información cargada por el Taller o generada por su operación (clientes, vehículos, órdenes de trabajo, inventario, comprobantes) es de su titularidad. EZgears no adquiere derecho de propiedad alguno sobre ella.

5.2 La plataforma es de EZgears. El software, su código fuente, diseño, marcas, interfaz, documentación y toda propiedad intelectual asociada son de titularidad exclusiva de EZgears. Este contrato otorga únicamente un derecho de uso durante su vigencia.

5.3 — Uso analítico. EZgears podrá generar estadísticas y métricas agregadas para mejorar el producto, exclusivamente sobre datos previamente anonimizados de modo que no permitan identificar al Taller, a sus clientes ni a sus empleados, ni siquiera indirectamente. EZgears no utilizará los datos personales de los clientes del Taller para fines comerciales propios, para contactarlos, ni para entrenar modelos que puedan reproducirlos.

5.4 — Devolución al terminar. Terminado el contrato por cualquier causa, EZgears mantendrá los datos disponibles para exportación por treinta (30) días. Vencido ese plazo, y salvo instrucción escrita distinta del Taller, procederá a su eliminación segura, conservando únicamente aquello que una disposición legal le obligue a mantener, en base de datos separada y bloqueada (art. 46 RGLOPDP y Anexo A).

SEXTA — CONFIDENCIALIDAD

Cada Parte se obliga a mantener confidencialidad sobre la información de la otra a la que acceda con ocasión de este contrato, y a no divulgarla sin autorización escrita, salvo requerimiento de autoridad competente. Esta obligación subsiste cinco (5) años después de terminado el contrato, y de forma indefinida respecto de datos personales.

SÉPTIMA — RESPONSABILIDAD

7.1 Cada Parte responde por el incumplimiento de sus obligaciones conforme a la ley ecuatoriana.

7.2 — Delimitación del servicio. EZgears responde por la disponibilidad, integridad y correcto funcionamiento de la plataforma. No responde por hechos que no le son imputables, tales como: fallas de la conexión a internet contratada por el Taller o de sus equipos; caso fortuito o fuerza mayor; el contenido que el Taller registra; las decisiones técnicas, comerciales o tributarias que el Taller adopte; ni por el uso que el Taller haga de la plataforma en contravención de este contrato o de la ley.

7.3 Salvo dolo o culpa grave, la responsabilidad patrimonial de EZgears frente al Taller por todo concepto se limita al monto efectivamente pagado por el Taller en los doce (12) meses anteriores al hecho generador.

7.4 El límite de la cláusula 7.3 no aplica a: (i) daños causados por dolo o culpa grave de EZgears; (ii) incumplimiento de las obligaciones de protección de datos del Anexo A; ni (iii) cualquier supuesto en que la ley prohíba la limitación de responsabilidad.

7.5 — Indemnidad del Taller. El Taller mantendrá indemne a EZgears frente a reclamos de sus clientes, empleados o terceros que deriven de: la calidad de los servicios mecánicos prestados; el contenido cargado en la plataforma; la ausencia de base de legitimación o de información previa a los titulares cuyos datos cargó; y el incumplimiento de sus obligaciones tributarias.

OCTAVA — VIGENCIA

Este contrato entra en vigor desde su aceptación y se mantiene vigente por períodos sucesivos correspondientes a la periodicidad de pago, renovándose automáticamente salvo notificación en contrario de cualquiera de las Partes.

NOVENA — TERMINACIÓN

9.1 El Taller podrá terminar el contrato en cualquier momento, sin expresión de causa, notificándolo con al menos quince (15) días de anticipación a la finalización del período en curso, sin multa, sanción ni recargo de ninguna naturaleza, conforme al art. 44 LODC. Subsiste su obligación de pagar los valores devengados por servicios efectivamente prestados hasta la fecha de terminación.

9.2 EZgears podrá terminar el contrato por incumplimiento del Taller, previo requerimiento escrito otorgándole quince (15) días para subsanar. Si el incumplimiento consiste en el uso de la plataforma para fines ilícitos, en la vulneración de la seguridad de otras cuentas o en el tratamiento ilícito de datos personales, EZgears podrá suspender el acceso de forma inmediata, notificando simultáneamente los motivos y otorgando al Taller la oportunidad de presentar descargos.

9.3 Cualquiera de las Partes podrá terminar el contrato de mutuo acuerdo o por caso fortuito o fuerza mayor que impida su ejecución por más de sesenta (60) días continuos.

9.4 Terminado el contrato, se aplica lo previsto en la cláusula 5.4 y en el Anexo A respecto de la devolución y eliminación de los datos.

DÉCIMA — MODIFICACIONES

EZgears podrá modificar este contrato notificando al Taller con al menos treinta (30) días de anticipación. Si el Taller no acepta las modificaciones, podrá terminar el contrato antes de su entrada en vigor, sin penalidad. No se aplicarán modificaciones con efecto retroactivo.

DÉCIMA PRIMERA — CESIÓN

El Taller no podrá ceder este contrato sin autorización escrita de EZgears. EZgears podrá cederlo a una compañía de su mismo grupo o en caso de fusión o adquisición, notificando al Taller con treinta (30) días de anticipación; el Taller podrá terminar el contrato sin penalidad si no acepta la cesión.

DÉCIMA SEGUNDA — NOTIFICACIONES

Las notificaciones se cursarán a los correos electrónicos declarados por las Partes, y se tendrán por recibidas al día hábil siguiente de su envío. Las Partes reconocen la validez y fuerza obligatoria de las comunicaciones y del presente contrato celebrados por medios electrónicos, conforme al art. 45 de la Ley de Comercio Electrónico, Firmas Electrónicas y Mensajes de Datos.

DÉCIMA TERCERA — LEY APLICABLE Y CONTROVERSIAS

13.1 Este contrato se rige por la legislación de la República del Ecuador.

13.2 Las Partes procurarán resolver de buena fe cualquier controversia mediante negociación directa dentro de treinta (30) días.

13.3 De no lograrse acuerdo, las Partes podrán someter la controversia a mediación en el Centro de Mediación de [CENTRO], si ambas lo consienten expresamente al momento del conflicto. La mediación no es obligatoria ni condiciona el acceso a la justicia ordinaria.

13.4 A falta de acuerdo, serán competentes los jueces de lo civil de Quito. Cuando el Taller tenga la calidad de consumidor conforme a la Ley Orgánica de Defensa del Consumidor, será competente el juez del domicilio del Taller, conforme al art. 47 de la Ley de Comercio Electrónico.

DÉCIMA CUARTA — CLÁUSULA DE INTEGRIDAD

Si alguna estipulación de este contrato fuere declarada nula o ineficaz, las demás mantendrán plena vigencia. Ninguna estipulación de este contrato podrá interpretarse en el sentido de eximir, atenuar o limitar la responsabilidad de EZgears por vicios del servicio, ni de implicar renuncia o limitación de los derechos que la Ley Orgánica de Defensa del Consumidor y la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales reconocen al Taller o a los titulares de datos. Los derechos del titular de datos personales son irrenunciables (art. 24 LOPDP).

ANEXO A — Acuerdo de Encargo del Tratamiento de Datos Personales

Suscrito conforme al art. 34 LOPDP, art. 41 del Reglamento General y a la Resolución SPDP-SPD-2025-0006-R.

A.1 — Calidad de las Partes

Para efectos de la normativa de protección de datos personales:

• El Taller es el RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO de los datos personales de sus clientes, vehículos, empleados y proveedores que carga o genera en la plataforma. Decide sobre sus finalidades y medios.
• EZgears es el ENCARGADO DEL TRATAMIENTO respecto de esos datos, y los trata únicamente por cuenta y siguiendo las instrucciones documentadas del Taller.
• EZgears es RESPONSABLE, y no encargado, respecto de: los datos de la cuenta del Taller (representante legal, RUC, contacto comercial, facturación de la suscripción), los registros de acceso y auditoría, y la telemetría de uso de la plataforma. Estos tratamientos se rigen por la Política de Privacidad de EZgears.

A.2 — Objeto, duración y naturaleza del encargo

Objeto: el alojamiento, almacenamiento, organización, estructuración, conservación, consulta, respaldo, extracción y eliminación de los datos personales necesarios para la prestación del servicio EZgears Taller.

Duración: la del contrato principal, más el período de treinta (30) días de exportación posterior a su terminación.

Naturaleza: tratamiento automatizado mediante infraestructura informática.

A.3 — Finalidades autorizadas

EZgears tratará los datos exclusivamente para:

1. Prestar y mantener operativo el servicio contratado.
2. Realizar respaldos y garantizar la continuidad del servicio.
3. Prestar soporte técnico al Taller, cuando éste lo solicite.
4. Cumplir obligaciones legales propias y atender requerimientos de autoridad competente.
5. Garantizar la seguridad de la plataforma y prevenir accesos no autorizados.

Cualquier otra finalidad requiere instrucción escrita previa del Taller. Si EZgears determinara por su cuenta fines o medios distintos, será considerado responsable del tratamiento respecto de ese tratamiento y asumirá las responsabilidades correspondientes (art. 43 RGLOPDP).

A.4 — Categorías de datos y de titulares

Titulares: clientes del Taller (personas naturales), conductores y contactos designados por éstos, empleados y colaboradores del Taller, contactos de proveedores del Taller.

Categorías de datos: identificativos y de contacto; datos del vehículo; historial de servicio y órdenes de trabajo; fotografías del estado del vehículo; datos de facturación; datos de acceso al sistema (para empleados del Taller).

Categorías especiales: el servicio no está diseñado para tratar datos sensibles. El Taller se obliga a no cargarlos. Si por su actividad requiere hacerlo, deberá comunicarlo previamente por escrito para evaluar las medidas adicionales necesarias.

A.5 — Obligaciones de EZgears como encargado

EZgears se obliga a:

1. Tratar los datos únicamente conforme a las instrucciones documentadas del Taller y dentro de las finalidades del punto A.3.
2. Informar al Taller, sin demora injustificada, si considera que una instrucción infringe la normativa de protección de datos (art. 43 RGLOPDP).
3. Adoptar y mantener medidas de seguridad físicas, técnicas, jurídicas, administrativas y organizativas apropiadas al riesgo, equiparables a las exigibles al responsable (art. 41 RGLOPDP), incluyendo cifrado en tránsito, control de acceso por rol, segregación por cuenta, registros de auditoría y respaldos verificados.
4. Garantizar que toda persona con acceso a los datos esté sujeta a acuerdo de confidencialidad por escrito, cuya vigencia subsiste tras el fin de la relación.
5. Notificar al Taller toda vulneración de seguridad dentro del término de dos (2) días contados desde que tuvo conocimiento, con el contenido del art. 26 RGLOPDP: naturaleza y tipo de la vulneración, titulares afectados, sistemas comprometidos, causa presunta, volumen y tipo de datos expuestos y medidas adoptadas.
6. Notificar al Taller, dentro del término de dos (2) días, cualquier solicitud de ejercicio de derechos que reciba directamente de un titular, absteniéndose de responderla por cuenta propia, y asistir al Taller para que pueda responder dentro del plazo de quince (15) días de la LOPDP.
7. Asistir al Taller en la realización de evaluaciones de impacto y análisis de riesgos, cuando le sean requeridos y en la medida de la información que obre en su poder.
8. Permitir y contribuir a las auditorías o inspecciones que el Taller o un auditor acreditado realicen para verificar el cumplimiento de este Anexo, con preaviso razonable de quince (15) días y hasta una vez por año calendario, sin perjuicio de auditorías adicionales tras una vulneración de seguridad.
9. Poner a disposición del Taller toda la información necesaria para demostrar el cumplimiento de sus obligaciones (art. 47 RGLOPDP).
10. No transferir ni comunicar los datos a terceros, salvo a los subencargados autorizados del punto A.6, o por obligación legal u orden de autoridad competente, en cuyo caso informará al Taller salvo prohibición legal.

A.6 — Subencargados autorizados

El Taller autoriza expresamente a EZgears a subcontratar los siguientes servicios, quedando EZgears plenamente responsable ante el Taller por la actuación de sus subencargados:

A la fecha de suscripción, DigitalOcean es el único subencargado. EZgears no utiliza pasarela de pago ni proveedor externo de correo transaccional.

EZgears notificará al Taller con treinta (30) días de anticipación la incorporación o sustitución de cualquier subencargado. El Taller podrá oponerse por motivos razonables relativos a protección de datos; de mantenerse la discrepancia, podrá terminar el contrato sin penalidad.

Todo subencargado asumirá por escrito las mismas obligaciones de este Anexo. Si un subencargado sufre una vulneración de seguridad, EZgears sigue siendo plenamente responsable frente al Taller y deberá notificarla dentro del término de dos (2) días.

A.7 — Transferencias internacionales

El alojamiento se realiza en infraestructura ubicada en Toronto, Canadá. La transferencia se ampara en el art. 60.4 LOPDP —necesaria para la ejecución del contrato— y en instrumento contractual vinculante que garantiza estándares iguales o superiores a la normativa ecuatoriana (art. 57 LOPDP). Canadá cuenta con legislación general de protección de datos personales aplicable al sector privado (PIPEDA) y con decisión de adecuación vigente de la Comisión Europea respecto de las organizaciones sujetas a esa ley. EZgears registrará esta transferencia en el Registro Nacional de Protección de Datos Personales.

EZgears comunicará al Taller, con treinta (30) días de anticipación, cualquier cambio en la región de alojamiento, a efectos de que el Taller actualice su propia información a los titulares.

A.8 — Derechos de los titulares

El Taller, como responsable, es el directo obligado a garantizar el ejercicio de los derechos de los titulares (art. 42 RGLOPDP). EZgears habilitará en la plataforma las funcionalidades necesarias para que el Taller pueda: acceder a los datos de un titular, rectificarlos, actualizarlos, eliminarlos, suspender su tratamiento y exportarlos en formato estructurado para atender solicitudes de portabilidad.

A.9 — Devolución y eliminación

Al terminar el encargo, EZgears, a elección del Taller comunicada por escrito:

• devolverá todos los datos personales en formato estructurado, común y de lectura mecánica, incluyendo los generados durante el tratamiento; o
• eliminará de forma segura todos los datos personales tratados, destruyendo todas las copias existentes, incluidas las de respaldo, en el plazo máximo de treinta (30) días adicionales por la rotación de respaldos.

A falta de instrucción dentro de los treinta (30) días posteriores a la terminación, EZgears procederá a la eliminación segura.

Excepcionalmente, EZgears podrá conservar aquellos datos que deba mantener por obligación legal, en una base de datos distinta de la original, bloqueada y con todas las medidas de seguridad necesarias, exclusivamente para el cumplimiento de dicha obligación (art. 46 RGLOPDP).

A.10 — Responsabilidad y derecho de repetición

El Taller, como responsable, responde ante los titulares por el cumplimiento de la ley. Cuando el incumplimiento de las obligaciones legales, contractuales o técnicas en materia de protección de datos sea imputable a EZgears como encargado, EZgears asumirá los daños y perjuicios causados y mantendrá indemne al Taller frente a cualquier reclamación, sanción, multa o gasto que derive directa o indirectamente de dicho incumplimiento, reconociéndose expresamente el derecho de repetición del Taller.

Recíprocamente, el Taller mantendrá indemne a EZgears cuando el incumplimiento sea imputable al Taller, en particular por la carga de datos sin base de legitimación o sin haber informado previamente a los titulares.

Ninguna estipulación de este Anexo exime a las Partes de las obligaciones que la normativa de protección de datos personales les impone.

ANEXO B — Instrucciones documentadas de tratamiento

Este anexo constituye las “instrucciones documentadas” del responsable al encargado exigidas por el art. 43 RGLOPDP. Puede actualizarse por comunicación escrita del Taller.

ACEPTACIÓN

El Taller declara que ha leído íntegramente este contrato y sus Anexos A y B, que se le fueron puestos a disposición de forma previa y completa, que comprende su contenido y que lo acepta.

Declara además que la persona que acepta cuenta con capacidad y representación suficientes para obligar al Taller.

Aceptado electrónicamente el [FECHA] a las [HORA], desde la dirección IP [IP]. Registro de aceptación: documento contrato_afiliacion_taller versión 2026.1, hash [HASH].

Una copia de este contrato y sus anexos será remitida al correo electrónico declarado por el Taller.